Pourquoi se soucier de la bonne tenue de livres et registres?
Historique
Chaque compagnie a une histoire. Des livres en bon ordre sont essentiels pour retracer les décisions, les événements et les changements qui sont survenus au fil du temps. Sans documentation, l'historique se perd inévitablement.
Question de preuve
Les livres et registres font preuve, à première vue, des faits qui y sont énoncés dans toute procédure contre la compagnie. Les renseignements inscrits auprès du registraire font preuve contre les tiers à compter de la date où ils sont inscrits.
Il est plus simple et moins coûteux de produire un écrit pour attester un fait que de le faire par témoins. Songez aux bonis, prêts, dividendes, contrats, ententes ou autorisations; une foule de gestes et de décisions ont grand intérêt à être bien documentés et consignés.
Les dangers
Les administrateurs et les dirigeants s'exposent à des amendes s'ils font défaut de tenir les livres et registres appropriés ou s'ils y inscrivent des renseignements incomplets ou erronés.
S'ils refusent de donner accès aux livres, ils s'exposent à des recours en injonction et dommages.
Pire, des livres et registres mal tenus peuvent compromettre une transaction, occasionner des frais importants de mise à jour ou entraîner des conséquences administratives, financières ou fiscales malheureuses.
Donnons un exemple :
« Une entreprise florissante générant des bons profits est à vendre parce que son actionnaire principal est décédé soudainement. L'entreprise vaut des centaines de milliers de dollars sinon des millions. L'entreprise est liée par une foule de contrats dont certains sont introuvables, l'entreprise consteste une cotisation importante du fisc, elle utilise des droits d'auteur qui sont l'objet de contestation. L'actionnaire principal, un excellent homme d'affaires, très créatif, était cependant vite en affaires et un peu brouillon sur les formalités. Normal, il a réussi et très bien d'ailleurs. Sauf que les acheteurs potentiels sont bien entourés de professionnels (comptables, avocats, fiscalistes) qui posent des questions précises et veulent voir des résolutions, des contrats, des pièces justificatives, etc.
L'inconsolable veuve et les enfants tentent tant bien que mal d'y voir clair. Les procès-verbaux de plusieurs années doivent être reconstitués, les autres administateurs hésitent à signer des documents constatant des faits antérieurs. Résultat : des coûts importants, des délais, des offres à des prix inférieurs à ce qu'ils auraient été si les documents avaient été en ordre. Des pertes pour la succession largement supérieures à tous les frais qu'auraient pu encourir l'entreprise du défunt si le tout avait été fait au fur et à mesure. »
L'image
Pour les actionnaires, les investisseurs, les banquiers, les professionnels, les vérificateurs d'impôt, vos livres sont l'image, la réalité qu'ils peuvent consulter et toucher. Des livres en désordre, incomplets ou inexacts peuvent faire avorter une vente, un achat, un investissement, un financement ou causer des frais et des délais. En matière fiscale, les preuves absentes ou incomplètes entraînent une cotisation.
Une documentation précise et à jour sera rassurante, facilitera la conclusion d'ententes diverses et constituera une protection à bien des égards.
Investissement modeste mais payant
L’investissement de sommes modestes au fil des années, afin de vous assurer que l’image de la compagnie, sa structure, la chaîne d’évènements constituant son évolution soient nettes et précises, vous rapportera au fil du temps. Vous aurez l'esprit en paix en sachant que votre documentation vous supporte et non le contraire.
La tenue professionnelle des livres de la compagnie permet d'éviter des oublis ou des erreurs pouvant avoir des conséquences administratives, fiscales et financières sérieuses. |
