Livres et registres de compagnie : une obligation légale

La compagnie est une créature de papier qui vit par des documents qui la créent, la régissent et lui permettent de s'exprimer.

La compagnie doit tenir plusieurs livres et registres, dont : 

• Un livre contenant : statuts de constitution, règlements et convention d'actionnaires; 
• Un registre des procès-verbaux des assemblées des actionnaires; 
• Un registre des administrateurs; 
• Un registre des valeurs mobilières; 
• Un registre des procès-verbaux des assemblées des administrateurs; 

Au Québec, les actionnaires ont le droit de consulter tous ces documents sauf le registre des procès-verbaux des administrateurs. Pour les compagnies fédérales, les actionnaires et les créanciers de la compagnie peuvent consulter les mêmes documents.

Les lois fiscales exigent aussi la tenue et la conservation de pièces justificatives qui vont au-delà des registres comptables et factures.

Forme que doivent prendre les livres et registres juridiques ?

C'est une question bien terre à terre. La réponse est qu'il n'y pas de formes prescrites. Cependant, la plupart du temps, le livre de la compagnie se présente sous la forme d'un livre à couvercle rigide noir portant le nom de la société sur la tranche et des onglets indiquant l'endroit où se situent les différents registres et sections du livre. Dans certaines sections, les livres vendus sur le marché contiennent des pages préimprimées qui renseignent sur le genre de renseignements qui devraient y apparaître.

Le livre traditionnel a l'avantage d'avoir un aspect officiel où se consignent généralement plusieurs renseignements concernant la société dont les statuts, les formulaires d'immatriculation, les registres d'actions, d'administrateurs, de transfert, le registre des procès-verbaux d'assemblées d'administrateurs et d'actionnaires et le cas échéant la convention d'actionnaires. Cette liste est non limitative.

Les désavantages du livre traditionnel sont que les pages qu'il contient doivent avoir une marge gauche importante, des trous à des endroits spécifiques où s'insèrent les tiges un peu spéciales qui retiennent les feuilles.

Évidemment, rien n'oblige d'utiliser ce format de livre traditionnel et on voit de plus en plus des livres de couleurs différentes se présentant plus comme des cahiers à anneaux standards et qui sont plus faciles à manipuler. Le personnel administratif préfère généralement le modèle « cahier à anneaux » qui est plus pratique il faut l'avouer.